IT Consultants und externe Experten erfolgreich einsetzen

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Nicht immer ist es möglich und sinnvoll, alle unternehmensrelevanten Aufgaben mit eigenen Mitarbeitern abzudecken. Kleinere abgeschlossene Aufträge im Umfang weniger Stunden können in der Regel recht einfach vergeben werden. Wenn der Umfang Ihres Vorhabens größer, noch unspezifisch oder komplexer ist, steigt auch die Relevanz der richtigen Auswahl Ihrer IT Consultants oder externen Mitarbeiter.

In diesem Artikel erfahren Sie:

    1. Wann es sinnvoll ist, externe Mitarbeiter zu nutzen
    2. Welche Arten von externer Unterstützung denkbar sind
    3. Wie Aufgaben und Einsatz optimal gestaltet werden
    4. Welcher Rechtsrahmen erforderlich ist
    5. Wie Abrechnung und Kosten sind
    6. Welche Erfahrungen wir aus der Praxis haben

1. Wann sollten Sie externe IT Consultants in Betracht ziehen:

Wir hören oft in unseren Erstgesprächen, „Wir sind so speziell, da kann uns ein Externer* gar nicht helfen“.

In der Regel haben externe IT Consultants bereits zahlreiche unterschiedliche Unternehmen kennengelernt. Dies versetzt sie grundsätzlich in die Lage, sich sehr schnell in neue Umgebungen einzuarbeiten. Dies betrifft sowohl die technisch-fachliche Ebene, als auch soziale Verbindungen und Verständnis der Unternehmenskultur.

Mit Sicherheit ist auch Ihr Unternehmen einzigartig, hat spezifische Besonderheiten, technologische Speziallösungen und nicht nur perfekt dokumentierte Prozesse und IT-Systeme. Dennoch verhält es sich mit dem Einsatz von Externen wie mit dem Lesen eines fremdsprachlichen Textes: es ist nicht zwingend erforderlich, jedes Wort, bzw. jedes Detail auf Anhieb zu verstehen, um die relevanten Zusammenhänge zu erfassen und einen schnellen Mehrwert zu stiften.

Der wesentliche Nutzen / das Hauptargument: Ein externer Mitarbeiter hat in der Regel schon viele unterschiedliche Problemstellungen und Lösungswege kennengelernt und kann damit aus einem wesentlich breiteren Repertoire an Alternativen wählen. Wenn ich nur eine Möglichkeit kenne, ist diese immer die Richtige, aber kenne ich schon genug Lösungen?

Während die Kosten eines externen Einsatzes unmittelbar zu beziffern sind, steht demgegenüber der Mehrwert einer guten Investition in Form eines praxiserprobten, übergreifenden Lösungsspektrums und deutlich höherer Umsetzungsgeschwindigkeit. D.h. Ihre Entscheidungen werden fundierter und Ihre Wege zum richtigen Ziel bekommen ein paar Abkürzungen. Und diese Mehrwerte sichern Ihren Erfolg in der Zukunft.

Sie benötigen IT Consultants als Sparringspartner mit Branchenerfahrung.

Bei vielen, insbesondere technologischen Fortschritten, können Entscheidungen von weitreichender Bedeutung sein. Ob sie beispielsweise sämtliche Prozesse in die Cloud verlegen sollten, zukünftig auch die interne Dienstleistungsverrechnung über SAP abbilden möchten oder Office365 ausrollen wollen.  Neues Fachwissen von außen, neue Denkanstöße und Konzepte können hier wertvolle Impulse liefern, Ihre eigenen Pläne zu schärfen und Erfahrungen aus anderen Umfeldern zur Beschleunigung Ihrer eigenen Vorhaben zu nutzen.

Häufig hindern uns interne Strukturen, Kopfmonopole und intransparente Prozesse daran, technologischen Wandel umzusetzen, Prozesse zu optimieren oder allgemein gesprochen, neue Wege zu gehen. Auch hier kann der neutrale Blick den gemeinsamen Wandel ermöglichen.

Dies sollte jedoch nicht so verstanden werden, dass externe Mitarbeiter „besseres Wissen“ haben. Sie haben jedoch einen anderen Blickwinkel und können diesen gemeinsam mit Ihren internen Mitarbeitern zu einem besseren Gesamtbild entwickeln.            

Sie benötigen zusätzliches Knowhow

Ihre Entscheidungen und Pläne stehen bereits fest und sie möchten diese mit geeigneten Partnern umsetzen. Gerade in neuen Technologien oder bei der Einführung neuer Methoden ist das erforderliche Wissen im Unternehmen häufig nicht vorhanden.

Ob sie eine neue Projektmanagement-Methodik einführen möchten oder Ihr Web-Portal mit einem zukunftsweisenden Framework realisieren möchten – hier können Ihnen externe Mitarbeiter mit zusätzlichem Knowhow und Best Practice Erfahrung viel schneller weiterhelfen und darüber hinaus das neu gewonnene Wissen bei Ihren internen Mitarbeitern verankern. Damit erreicht Ihre Organisation nicht nur schneller ihre Ziele, sondern profitiert nachhaltig von dem neu gewonnenen Wissen. Und dies wirkt über den temporären Externen-Einsatz hinaus.

Immer wenn spezifische Kenntnisse nur für einen kurzen Zeitraum benötigt werden und die Entwicklung rasant fortschreitet, sollte der Einsatz externer Unterstützung in Betracht gezogen werden.

Sie benötigen zusätzliche Ressourcen

Der nächste Windows Rollout steht bevor, Ihre Software steht vor dem entscheidenden Abnahmetest, um fristgerecht an den Start zu gehen oder Sie benötigen einen temporär einen Interim-Manager. In diesen und ähnlich gelagerten Fällen helfen Ihnen externe Mitarbeiter bei der Beschleunigung Ihrer Projektaufgaben.

Auch kann es sinnvoll sein, Standardaufgaben extern zu vergeben, um die eigenen Mitarbeiter flexibel für Spezialaufgaben einsetzen zu können. Hier kann auch der Motivationsaspekt – eigene Mitarbeiter in den spannenderen Aufgaben einzusetzen – in Betracht gezogen werden.

Zusammengefasst ist der Einsatz von externen IT Consultants sinnvoll, wenn Sie von aktuellem Know-How profitieren möchten oder Ihre Projekte durch zusätzliche Ressourcen beschleunigen können. Der Nutzen wirkt über die einmaligen Kosten hinaus.  

2. Alternative Möglichkeiten externer Unterstützung:

Machen Sie sich grundsätzlich Gedanken, in welcher Form Ihr Bedarf besteht. Benötigen Sie eher ein gesamtes Team, um z.B. eine neue Software vollständig, ggf. als Gewerk umzusetzen, eher eine Unterstützung in Teildisziplinen, z.B. der Programmierung oder nur 2 Tage in der Woche, um ein internes SCRUM-Team zu coachen.

Vollständige Aufgaben können als Gewerk an Beratungshäuser vergeben werden, sofern ein Lastenheft existiert und das Gewerk weitgehend planbar ist. Häufig erweist sich dieser Aspekt insbesondere in agilen Projekten als schwierig, wenn sich der Umfang regelmäßig ändern kann. Hier müssen alternative Mechanismen etabliert werden, um eine faire Kalkulationsbasis zu finden.

Neben der kalkulatorischen Frage muss wie bei jedem Projektende auch zum Abschluss des Gewerkes geklärt werden, wie und von wem das Projektergebnis weiter betreut wird (insbesondere, wenn es sich um eine neue Software handelt.) Hier müssen eigene Mitarbeiter früh involviert werden, um rechtzeitig eine Identifikation mit dem Produkt entstehen zu lassen und die nötigen Kenntnisse zu vermitteln.

Für den Fall der dauerhaften externen Vergabe von Dienstleistungen, z.B. zur Pflege Ihres Netzwerkes oder dem Client-Support liegen Sie mit Firmen, die sich auf diese Tätigkeiten spezialisiert haben goldrichtig, da diese auch im Falle der Krankheit eines Mitarbeiters die Leistung sicherstellen können und müssen.

Darüber hinaus können Sie Dienstleistungsverträge auf Stunden- oder Tagesbasis vereinbaren, unabhängig davon, ob Sie einzelne Personen benötigen oder sich ein externes Team zusammenstellen. Zum Einsatz kommen in der Regel allein agierende Freiberufler, also Selbstständige oder angestellte Berater, die von Ihren Arbeitgebern für Projekteinsätze eingesetzt werden.

Die Suche und Vorauswahl geeigneter Experten wird in der Regel von Recruiting-Agenturen übernommen. Die Kontakte der eigenen internen Mitarbeiter oder spezialisierte Freiberufler-Börsen oder Netzwerke stellen ebenfalls gute Möglichkeiten dar, um externe Experten zu finden, sofern man selbst Zeit für Suche und Auswahl einsetzen möchte.

Bei dieser Form der Beauftragung sind Sie ausgesprochen flexibel, aus jedem Bereich die optimalen Experten zu rekrutieren. Berücksichtigen Sie hier einen gewissen Teambildungs-Aufwand im Gegensatz zur einer Gewerk-Beauftragung.  Dennoch sind externe Experten es gewohnt, sich schnell in neuen Konstellationen einzuarbeiten. 

3. Wie gestalten Sie Einsatz und Aufgaben von IT Consultants optimal

Auch wenn externe Mitarbeiter zügig in neuen Umfeldern produktiv sind, muss auch ihr Einsatz geplant werden. Von einer ggf. erforderlichen Arbeitsplatzausstattung, technischen Zugängen und Berechtigungen bis hin zur Benennung und Verfügbarkeit der internen Ansprechpartner, sowie erste Dokumentationen zur Einarbeitung, sollten Sie alle Voraussetzungen schaffen. Mit einem gut geplanten Einsatzbeginn beschleunigen Sie die Einarbeitungsphase maßgeblich.

Der Einsatz externer Mitarbeiter ist vom Charakter her grundsätzlich auf einen befristeten Auftrag ausgelegt. Unter diesem Aspekt sollte der Einsatz geplant und betrachtet werden. Was bedeutet dies für Ihr Unternehmen: Wenn externe Mitarbeiter aufgrund ihres Wissens- oder Erfahrungsvorsprungs engagiert werden, muss ein ausreichender Wissenstransfer an die eigenen Mitarbeiter fest eingeplant werden. Häufig gerät dieser Aspekt im hitzigen Projektverlauf in Vergessenheit.

Hier erzielen Sie sehr gute Ergebnisse, wenn der Transfer im Rahmen von Workshops oder interdisziplinären Teams aus internen und externen Mitarbeitern verankert wird. Damit sichern Sie Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeiter das erforderliche Wissen, auch wenn der externe Einsatz beendet ist.

Kritisch zu betrachten ist, wenn „immer die externen Mitarbeiter die tollen neuen Sachen machen oder in den spannenden Projekten eingesetzt werden“. Spannende Projekte können auch für die eigenen Mitarbeiter ein Motivationsfaktor sein, der nicht immer nur an Externe vergeben werden sollte. Dies sollten Sie beim Zuschnitt der Aufgaben berücksichtigen.

Auch wenn externe Mitarbeiter für die internen Hierarchien und Positionierungen keine Rolle spielen, können externe Mitarbeiter Vorbehalte und Ängste bei der internen Belegschaft auslösen. Wir haben die besten Erfahrungen damit gemacht, den Bedarf gründlich zu erläutern und geeignete interne Mitarbeiter in den Auswahlprozess mit einzubeziehen. Dies erhöht maßgeblich die Akzeptanz und stellt damit die Grundlage für einen erfolgreichen Einsatz dar.

4. Rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz externer Mitarbeiter

Im Rahmen des Einsatzes von externen Mitarbeitern sind regelmäßig Fragestellungen der Scheinselbständigkeit und der verdeckten Arbeitnehmerüberlassung kritisch zu überprüfen. Auch wenn wir hier keine Rechtsberatung vornehmen dürfen, gibt es doch einige Rahmenbedingungen, die für den rechtskonformen Einsatz berücksichtigt werden sollten.

Für beide Regelungen gilt die tatsächliche Gestaltung der Gesamtsituation. D.h., neben den vertraglichen Regelungen ist der tatsächliche vollzogene Arbeitseinsatz relevant.

„Im Vordergrund dieser Betrachtung steht als Merkmal für eine selbstständige Tätigkeit der Grad der unternehmerischen Entscheidungsfreiheit und inwiefern ein unternehmerisches Risiko getragen, unternehmerische Chancen wahrgenommen und hierfür beispielsweise Eigenwerbung betrieben wird.“ (Quelle https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/arbeitsrecht/scheinselbstaendigkeit/).

Entscheidend für das Vorliegen einer abhängigen Beschäftigung ist, ob sich eine persönliche Abhängigkeit von einem Arbeitgeber feststellen lässt.

Merkmale der persönlichen Abhängigkeit sind insbesondere die Eingliederung in die Arbeitsorganisation eines Arbeitgebers sowie die Bindung an dessen Weisungen. (Quelle https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/arbeitsrecht/scheinselbstaendigkeit/).

Wenn wir diese beiden Aussagen zugrunde legen, ist zum einen in der Person des selbständigen Externen zu verifizieren, dass dieser tatsächlich selbständig am Markt auftritt, eigene Projekte akquiriert und unternehmerische Risiken als Selbstständiger trägt. Dies kann sich beispielsweise in einer eigenen Webseite, Visitenkarten, Werbemaßnahmen, eigener Betriebsstätte und eigener Mitarbeiter, usw. ausdrücken.

Darüber hinaus muss der konkrete Einsatz eine Unabhängigkeit von Weisungen und Arbeitsgestaltung aufweisen und auf eine Eingliederung in typische Arbeitsprozesse von angestellten Mitarbeitern verzichten. Arbeitspakete, die nach eigenem Ermessen des externen Mitarbeiters abgearbeitet werden können, wären somit ein Indiz für eine selbständige Tätigkeit. Der Einsatz eines externen Mitarbeiters im Callcenter gemeinsam mit internen Kollegen und identischen Aufgaben würde somit dagegensprechen.

Ähnliche Fragen stellen sich, wo ein Auftraggeber und ein Auftragnehmer formell einen Dienst- oder Werkvertrag schließen, der durch Arbeitnehmer des Auftragnehmers erfüllt werden soll, tatsächlich aber eine erlaubnispflichtige Überlassung der Arbeitnehmer des Auftragnehmers an den Auftraggeber erfolgt. (Quelle https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/themen/arbeitsrecht/scheinselbstaendigkeit/).

Auch in diesem Fall muss die Ausgestaltung das Auftreten des Unternehmens und die Ausgestaltung des Einsatzes dem typischen Auftreten eines selbständig am Markt agierenden Unternehmens vorliegen.

Was bedeutet dies übersetzt in der Praxis: Aufgaben mit Projektcharakter, durchgeführt von Personen, die in einem definierten Rahmen überwiegend ortsunabhängig agieren und selbständig entscheiden können, sind grundsätzlich für eine Besetzung mit externen Spezialisten geeignet.

5. Abrechnung und Kosten externer Mitarbeiter

Die Suche externer Mitarbeiter kann entweder direkt über entsprechende Portale oder individuell über Beratungshäuser uns spezialisierte Recruiting-Agenturen erfolgen. Recruiting-Agenturen verfügen in der Regel über ein großes Netzwerk an entsprechenden Experten mit umfassender Branchenerfahrung und können so auf Basis Ihrer Aufgabenbeschreibung eine passende Vorauswahl treffen. Aus den vorausgewählten IT Consultants wählen Sie Ihre individuellen Spezialisten. Diese Dienstleistung ist in der Regel in der vereinbarten Vergütung enthalten. 

Ihr Vertragspartner wäre in diesem Fall für die gesamte Projektlaufzeit das ausgewählte Beratungshaus, bzw. die Recruiting-Agenturen. Die Beauftragung einer Dienstleistung erfolgt auf Basis eines vereinbarten Stunden- oder Tagessatzes. Weitere Festlegungen sind die Vertragslaufzeit, ein Gesamt-Kontingent und Zahlungsziele. Darüber hinaus kann es noch Vereinbarungen zur Übernahme von Reisekosten und Behandlung von Reisezeiten, Sonderregelungen für Bereitschaftseinsätze, Wochenendarbeit oder Remote-Tätigkeit geben.

In der Regel wird vom IT Consultant zunächst die Leistung erbracht und im Anschluss daran gegen einen Nachweis über die erbrachte Leistung eine Rechnung gestellt. Grundsätzlich werden nur Zeiträume fakturiert, in denen auch ein Einsatz stattgefunden hat. Sämtliche Ausfallgründe, Urlaub, Weiterbildungszeiten und Kosten liegen in der Verantwortung des selbstständig agierenden Auftragnehmers. Berücksichtigt man diese Aspekte in der Gesamtbetrachtung, relativieren sich die auf den ersten Blick höher erscheinenden Kosten einer externen Beauftragung gravierend.

6. Erfahrungen aus der Praxis

Wie zuverlässig sind eigentlich Freiberufler und kann ich einen bei mir im Projekt erprobten Externen „internalisieren“, sprich, auf diesem Weg einen neuen angestellten Kollegen gewinnen?

Was die Zuverlässigkeit anbetrifft, ist ein Schlüssel zum Erfolg sicher die geeignete Vorauswahl. Wenn ein Berater in den letzten 10 Jahren nur heimatnah gearbeitet hat und jetzt z.B. 500 km vom Heimatort entfernt arbeiten müsste, ist die Wahrscheinlichkeit für eine vorzeitige Beendigung natürlich höher. Ebenso verhält es sich, wenn Sie einen erfahrenen Softwarearchitekten in einer Rolle als Programmierer einsetzen. 

In beiden Fällen sollte schon vorab glaubhaft geprüft werden, ob die Motive realistisch sind. Aus persönlicher Erfahrung aus den letzten 20 Jahren sind 95% der Projekte wie vereinbart durchgeführt worden. Ebenso haben wir ganz überwiegend eine große Dienstleister-Mentalität, Kundenorientierung und Flexibilität festgestellt. Dies vorweggeschickt, kann sich natürlich auch ein Dienstleister seine Kunden aussuchen.

Wie gut funktioniert die Übernahme eines externen Spezialisten in ein Angestellten- Verhältnis: Eigentlich hängt es immer von den Rahmenbedingungen ab. Eine interessante Aufgabe in der Nähe des Wohnortes mit guten Einkommensmöglichkeiten ist immer ein Gespräch wert. Dennoch bleibt dieser Aspekt hoch individuell und ist eher die Ausnahme als die Regel.

Über den Autor:

Dipl. Wirt.-Ing. Thomas Mund, Gründer und Vorstand der mund consulting AG

20 Jahre Erfahrung aus zahlreichen freiberuflichen Projekten als IT Consultant von der Mainframe Programmierung bis zum Multiprojektmanagement bilden die Basis für die umfassende Expertise der mund consulting AG.

Die Begeisterung, mit den richtigen Experten Kundenprojekte maßgeblich zu unterstützen, prägt die gemeinsame Philosophie unseres Teams.

Unsere Partner

Ihr Vorteil: 17% Rabatt

Projektbörse | E-Recruiting | Expertennetzwerk

Weitere Artikel und Expertenporträts

Software Tester

Qaiser Ahmad Aktuell betreue ich in einem Team mit insgesamt drei Personen verschiedene Gruppen, im Auftrag der mund consulting AG bei einem

Schreiben Sie uns

Das Team von der
mund consulting AG freut sich auf Ihre Anfrage

Diese Website benutzt Cookies. Wenn Sie die Website weiter nutzen, gehen wir von Ihrem Einverständnis aus.